0
Wiele się ostatnio działo stąd też moja aktywność w tym miejscu trochę osłabła, ale czas w kalendarzu płynie jak zawsze i wybiła magiczna data 01.02.2026 r.
Dla nas wszystkich oznacza to, że KSeF w wersji 2.0 stał się faktem i musimy się wspólnie do niego dostosować.
Dla nas jako dostawcy ten projekt trwa od 2020 roku gdzie rozpoczęliśmy prace nad usługą BusinessLink, która potem stała sią bazą do komunikacji właśnie z Krajowym Systemem e-Faktur.
Korzystaliśmy z wersji 1.0 wraz z naszymi klientami obecnie płynnie przeszliśmy na wersję 2.0 dostarczając naszym klientom zaawansowane i stabilne rozwiązanie. Usługa Businesslink jest bazą do komunikacji w systemach takich jak:
Czy KSeF należy się bać?
Nie – pomimo tego, że w ostatnich tygodniach wiele mitów i problemów pojawiło się z KSeF.W samym zamyśle uważam, że z punktu widzenia biznesu, przedsiębiorców oraz pracy ludzi w firmach handlowych KSeF to bardzo dobre rozwiązanie.
Umożliwi automatyzację i digitalizację wielu procesów, eliminację błędów i odzyskanie czasu ludzi obsługujących faktury na bardziej produktywne zadania. To przełoży się też pewnie na optymalizację w przedsiębiorstwach.
Historia pamięta inne projekty, które owszem były prowadzone w różny sposób po stronie Ministerstwa Finansów i podmiotów odpowiedzialnych za ich techniczną realizację. Finalnie obecnie firmy z tego korzystają transparentnie i nikt już się nie zastanawia jak było na początku. Przykładem takim może być JPK. Złośliwi powiedzą ale JPK to raz w miesiącu i to w kolejnym – owszem, ale to pozwoliło zbudować solidny fundament do wielkich projektów cyfryzacji w naszym kraju.
Od czego zacząć z KSeF?
Przede wszystkim jeśli prowadzisz swoją firmę albo odpowiadasz za kluczowe procesy i jesteś decyzyjny u kogoś w firmie to znajdź chwilę i zapoznaj się z oficjalnymi poradnikami MF. Nie bazuj na opiniach innych tylko Ty znasz procesy Twojej firmy i wiesz gdzie kryją się niebezpieczeństwa ale i szanse. Na oficjalnej stronie KSeF znajdziesz masę pytań i odpowiedzi co i jak zrobić z perspektywy obowiązków formalnych.
Musisz zadbać o odpowiednie zgłoszenia, certyfikaty i uprawnienia – bez tego nie będziesz mógł realnie z tej usługi korzystać – to nic nowego – jak chcesz używać facebooka to też musisz najpierw założyć konto…
Co dalej?
Jeśli jesteś na tej stronie to zakładam, że jesteś użytkownikiem systemu Wapro ERP. Pozwól zatem, że nie będę opisywał funkcji aplikacji ministerialnych do fakturowania i skupię się na naszych rozwiązaniach.
U nas również znajdziesz skondensowane poradniki, które pozwolą Ci szybko zacząć i udrożnić komunikację. Szczegółowe procesy ciężko opisać każdemu bo każdy uważa, że jest inny – ale początek wszyscy klienci mają ten sam.
Zacznij od tych dokumentów:
Z tych dokumentów wnioski podstawowe są następujące:
- Musisz mieć aktualne wersje Wapro ERP
- Komunikacja z KSeF odbywa się przez centralną usługę BusinessLink. Tak jest ona płatna i rozliczana na zasadzie e-punktów, ale BusinessLink to nie tylko KSeF.
- Rejestracja BusinessLink odbywa się w każdym z wyżej wymienionych programów
- Podajesz tam dane firmy (pobierają się z programu)
- Podajesz certyfikaty do komunikacji
- Ustawiasz parametry pracy z usługą
- W każdym programie jest Bufor dokumentów, który umożliwia:
- Pobranie dokumentu z usługi i pracę na nim przed wprowadzeniem do głównego rejestru
- Mapowanie/dodanie kontrahenta
- Mapowanie/dodanie towaru
- Podgląd dokumentu
- Eksport do bufora dokumentu wychodzącego
- Sprawdzanie statusów wysyłki i odbioru
- Pobieranie UPO
- Procesy wysyłki i odbierania wykorzystują usługę Wapro Czynności automatycznych, która jest takim harmonogramem zadań do wysyłania i odbierania
- Dokumenty pobierane są co 15 minut
- Wysyłane z bufora natychmiast po kliknięciu wyślij
- Dla każdego wysłanego dokumentu system odpytuje od razu jaki jest jego status w ksef
Pamiętaj, że w każdym programie masz dostępną pomoc użytkownika pod klawiszem F1, jeśli czegoś nie wiesz zajrzyj tam z dużym prawdopodobieństwem znajdziesz odpowiedź.
Co więcej daje BusinessLink?
Jeśli używasz już BusinessLink do wymiany z KSeF to warto wspomnieć co więcej mogę z niego uzyskać. BusinessLink do usługa SaaS, która powstała w swojej idei zanim KSeF miał być na rynku – właśnie do elektronicznej wymiany dokumentów handlowych, magazynowych oraz zamówień. Bazował on na formacie XML ale własnym tzw. UFD a nie formacie KSeF od Ministerstwa Finansów.
Idea była podobna i nadal obowiązuje – możesz tego elementu usługi używać z firmami, które nie są w ksef a chcą elektronicznie wymieniać dokumenty.
BusinessCheck – co to?
W ramach usługi BusinessLink dostępny jest komponent BusinessCheck, który jest rozszerzeniem głównej usługi i daje dwie istotne funkcjonalności użytkownikom.
Po pierwsze można do BusinessCheck skierować dokument do walidacji merytorycznej. KSeF jest systemem, który bazuje na formacie FA(3) [to najnowsza wersja tego formatu danych od 01.02.2026]. Problem jest taki, że ani ten format, ani sam KSeF nie wykonuje żadnej walidacji merytorycznej dokumentu. Co to oznacza? Prosty przykład, do KSeF da się wysłać fakturę, która będzie zgodna z formatem (technicznie XML), ale błędna biznesowo np. kwota netto będzie większa niż brutto.
Zapewne domyślasz się, że przypadków gdzie w wystawianej fakturze można popełnić błąd jest wiele. Ktoś może powiedzieć – no dobra ale mój system działa poprawnie – zgoda. Ale nie masz gwarancji jak działają inne systemy i skąd są wysłane faktury do KSeF, dlatego nie masz 100% gwarancji, że to co otrzymasz będzie idealne. Niestety to jest odwieczny problem elektronicznej wymiany danych – mamy rezultat ale nie znamy źródła.
Dlatego BusinessCheck to element układanki, który może zabezpieczyć firmę na etapie zarówno wysyłki jak i odbioru a w biurach rachunkowych faktury odbierane od klientów i walidować ich poprawność biznesową. Pozwala to na szybko wyłapać błędy w dokumentach i uniknąć korekt w przyszłości za przeszłe okresy.
OCR – kolejne ułatwienie
W ramach BusinessLink klienci mogą skorzystać z OCR – obecnie to rozwiązanie skierowane jest głównie do Biur Rachunkowych. W ramach wykorzystania komunikacji z klientem przez Wapro e-Biuro klienci mogą wysyłać skany lub PDFy dokumentów, które są importowane do systemów Finansowo Księgowych (Fakir/Kaper) i tam księgowy może skierować je do OCR. Finalnie otrzyma odczytany do postaci elektronicznej w formacie XML dokument, który umożliwi jego automatyczne przetwarzanie.
Podsumowując…
Wiemy, że każda zmiana rodzi problemy, można wiele zarzucić od strony podatników jak i dostawców ERP jak projekt KSeF był wprowadzony. W mojej ocenie jednak (prywatnej) nie należy tego systemu z założenia skreślać i budować teorii spiskowych o kontrolach państwa i innych dziwnych historiach (kontrolę Państwo tak czy siak przeprowadzić może).
Poświęć chwilę jak emocje opadną, weź kartkę papieru i rozpisz sobie gdzie możesz zoptymalizować swoje procesy aby w pełni wykorzystać takie wymiany danych. Zadbaj o wymogi formalne i małymi krokami wprowadzaj kolejne zmiany a zobaczysz za jakiś czas, że zarówno usługa jak i rozwiązania informatyczne osiągną bardzo wysoką stabilność i to rozwiązanie będzie dla Ciebie przezroczyste.
Trzymam kciuki za wszystkich podatników, jedziemy na tym samym wózku i wierzę w to, że rozwiązanie będzie korzyścią dla wszystkich przedsiębiorców.
