Dzisiaj chciałem opisać jeden z przypadków, który co jakiś czas wraca w różnych zapytaniach czyli jak przenieść stan i kartoteki do nowego podmiotu?
Otóż na wstępie należy się zastanowić co się dzieje ze starym podmiotem? Czy jest tak, że stara firma się zamyka i powstaje nowa, czy po prostu wszystko sprzedajemy do innego podmiotu czy jeszcze jakiś inny przypadek?
Kartoteki towarowe i kontrahentów
Same kartoteki czyli informacje o towarach można przenieść pomiędzy bazami czy firmami poprzez funkcje eksportu i importu przez plik. Można dla towarów zrobić eksport import przez CSV lub wewnętrzny format TXT (dla kontrahentów tylko ten obowiązuje).
Po utworzeniu nowej bazy wystarczy je zaimportować i są gotowe do pracy. Jeśli mamy drugi magazyn i chcemy przenieść towary wystarczy albo włączyć synchronizację (jeśli chcemy przenieść wszystko) lub zrobić MM pomiędzy magazynami wtedy sukcesywnie automatycznie założą się kartoteki, które są przesuwane.
Przenoszenie stanów
Stany wynikają z dokumentu magazynowego (PZ, PZ podpięta do faktury, Bilans otwarcia lub remanent) więc nie istnieje tu pojęcie przeniesienia po imporcie samych kartotek trzeba taki stan dodać poprzez dokument bo z czegoś on musi wynikać.
Opcja atomowa
Opcja atomowa która w mojej ocenie rozwiązuje bardzo dużo takich scenariuszy to wykonanie archiwum i jego odtworzenie do nowej bazy. W takim przypadku mamy stany, kartoteki i historię, czyli trochę za dużo niż chcemy. Można to wszystko bardzo łatwo posprzątać.
- Zmieniamy nazwę firmy, która jest pewnie błędna
- Wykonujemy bilans otwarcia – w jego wyniku kasuję się cała historia dokumentów a zostają kartoteki i stan dzięki czemu nie trzeba wklepywać nic od nowa. BO jest dokumentem magazynowym więc nie wynika nie jako z zakupu z zewnętrznej firmy (no chyba, że jest taki wymóg to wtedy ta opcja nie zadziała).
- Kasujemy zbędne kartoteki
- Cieszymy się faktem, że nie trzeba było nic klepać ręcznie